{"id":1582,"date":"2022-06-02T16:02:57","date_gmt":"2022-06-02T16:02:57","guid":{"rendered":"https:\/\/cooperativagenytec.com\/?page_id=1582"},"modified":"2022-06-13T14:21:53","modified_gmt":"2022-06-13T14:21:53","slug":"manual-de-compras-y-contratacion","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/cooperativagenytec.com\/en\/manual-de-compras-y-contratacion\/","title":{"rendered":"Manual de compras y contrataci\u00f3n"},"content":{"rendered":"
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A trav\u00e9s del vigente documento, se pretende presentar a participes o interesados en el proceso de contrataci\u00f3n con la Cooperativa Genytec las pol\u00edticas, reglas y procedimientos a los cuales estar\u00e1n sujetos. Todo ello, con el fin de garantizar tanto la calidad en la provisi\u00f3n de bienes y servicios necesarios para la ejecuci\u00f3n de las actividades constitutivas del objeto social; apuntalando por el respeto a la equidad en las oportunidades de participaci\u00f3n de proveedores y el acertado an\u00e1lisis de condiciones comerciales, t\u00e9cnicas y de valor agregado y, en general de la \u00e9tica y la responsabilidad social empresarial.<\/h6>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tConoce mas de Genytec<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/a>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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  1. PRINCIPIOS<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

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    La actuaci\u00f3n en cuanto a este manual respecta, estar\u00e1 permeada por los principios de:<\/p>\n

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    1. Autonom\u00eda de la voluntad:<\/strong> ser\u00e1n sujetos susceptibles de celebrar convenciones con Genytec las personas capaces legalmente \u2014naturales y jur\u00eddicas\u2014, que no se encuentren inmersos en circunstancias de inhabilidades o sanciones para ejercer sus derechos civiles y contractuales.<\/li>\n
    2. \u00c9tica<\/strong>: las conductas, manifestaciones, convenios, y cualquier otra actuaci\u00f3n de Genytec, est\u00e1 enmarcada en los criterios \u00e9ticos del buen gobierno cooperativo, la gesti\u00f3n solidaria, el crecimiento y desarrollo social.<\/li>\n
    3. Igualdad:<\/strong> los participantes en procesos de contrataci\u00f3n, contar\u00e1n con la certeza de ser valorados en iguales circunstancias de hecho y derecho.<\/li>\n
    4. Buena fe:<\/strong> los valores que gobernaran las actuaciones de Genytec y los participantes, estar\u00e1n sujetos a la honestidad, confianza, seguridad y credibilidad.<\/li>\n
    5. Eficacia:<\/strong> se preservar\u00e1 la capacidad para lograr el cometido del presupuesto de contrataci\u00f3n siempre adecuado a los lineamientos legales y constitucionales.<\/li>\n
    6. Econom\u00eda:<\/strong> los procesos de contrataci\u00f3n se adelantar\u00e1n teniendo en cuenta la optimizaci\u00f3n de los recursos y prefiriendo las mejores condiciones contractuales, entre otras, precio y forma de ejecuci\u00f3n del contrato.<\/li>\n
    7. Celeridad:<\/strong> Genytec y sus colaboradores impulsar\u00e1n los procesos de contrataci\u00f3n de tal manera que puedan celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.<\/li>\n
    8. Imparcialidad:<\/strong> los procesos de contrataci\u00f3n que impliquen la revisi\u00f3n y evaluaci\u00f3n de varios ofrecimientos, ser\u00e1n sometidos a revisi\u00f3n de acuerdo exclusivamente a las condiciones de los ofrecimientos, as\u00ed como las caracter\u00edsticas objetivas de los proponentes.<\/li>\n<\/ol>\n

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      1. T\u00c9RMINOS Y DEFINICIONES<\/strong><\/li>\n
      2. Acta de inicio:<\/strong> Es el documento mediante el cual se da cuenta del inicio del plazo de ejecuci\u00f3n contractual.<\/li>\n
      3. Acta de cierre del proceso de selecci\u00f3n:<\/strong> Es el documento emitido dentro de un proceso con participaci\u00f3n plural, mediante la cual se relacionan las propuestas presentadas dentro del plazo establecido para tal fin en el an\u00e1lisis preliminar.<\/li>\n
      4. Adenda:<\/strong> Es el documento, en los procesos de participaci\u00f3n plural, mediante el cual se realizan modificaciones, aclaraciones o complementaciones al an\u00e1lisis preliminar, el cual hace parte integral del mismo.<\/li>\n
      5. An\u00e1lisis Preliminar:<\/strong> Es el documento que establece las reglas generales y espec\u00edficas para seleccionar al(os) proponente(s) que participa(n) en un proceso de selecci\u00f3n, y que contiene las condiciones de participaci\u00f3n.<\/li>\n
      6. Documentos contractuales:<\/strong> son el conjunto de documentos que conforman la carpeta o archivo del objeto<\/li>\n
      7. Plan anual de compras:<\/strong> es una herramienta para: (i) facilitar a las empresas identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) dise\u00f1ar estrategias de contrataci\u00f3n basadas en agregaci\u00f3n de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contrataci\u00f3n.<\/li>\n
      8. Oferta de cotizaci\u00f3n:<\/strong> es la invitaci\u00f3n que se hace a los potenciales vendedores, con el fin de cumplir el objeto del contrato.<\/li>\n<\/ol>\n

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          \n
        1. DISPOSICIONES GENERALES<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

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            \n
          1. Pol\u00edticas generales<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

            <\/p>\n

            <\/p>\n

            Toda actuaci\u00f3n en los procedimientos de adquisici\u00f3n de bienes y servicios estar\u00e1 precedidos por los principios anteriormente mencionados; adem\u00e1s de las pol\u00edticas definidas por el Consejo de Administraci\u00f3n, que en todo caso deber\u00e1n observarse por todos los actores.<\/p>\n

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            <\/p>\n

            Se consideran como pol\u00edticas:<\/p>\n

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              \n
            1. Sujeci\u00f3n:<\/strong> las actividades contractuales de cualquier car\u00e1cter est\u00e1n regidas por las normas del derecho privado, tanto en lo normado por disposiciones civiles y comerciales, reconocimiento de la Constituci\u00f3n Pol\u00edtica como norma suprema, y disposiciones del contrato y del presente documento.<\/li>\n
            2. Aplicaci\u00f3n:<\/strong> Para su operaci\u00f3n Genytec definir\u00e1 procedimientos e instructivos detallados.<\/li>\n
            3. Registro de proveedores:<\/strong> Los procesos de selecci\u00f3n se dirigir\u00e1n a la elecci\u00f3n de un contratista id\u00f3neo y a la escogencia del ofrecimiento m\u00e1s favorable, de suerte que mediante la ejecuci\u00f3n exitosa del contrato se coadyuve al efectivo cumplimiento de los fines que le incumben a Genytec. Para estos efectos, sin excepci\u00f3n, los oferentes y proveedores deber\u00e1n estar inscritos y aprobados como tales en el registro que tiene definido o que defina la Cooperativa; por consiguiente, no se podr\u00e1 adelantar ning\u00fan proceso de contrataci\u00f3n con quien no se encuentre inscrito en dicho registro. Adicionalmente, de este registro no podr\u00e1n formar parte aquellas personas cuyos recursos presenten un origen desconocido o que no cumplan con todos los requerimientos establecidos en el Sistema de Prevenci\u00f3n de Lavado de Activos y Financiaci\u00f3n del Terrorismo adoptado por Genytec. Las validaciones tendientes a prevenir el lavado de activos y la financiaci\u00f3n de terrorismo se mantendr\u00e1n durante la ejecuci\u00f3n del contrato y al momento de su renovaci\u00f3n.<\/li>\n
            4. Plan anual de compras: <\/strong>La contrataci\u00f3n y compras administrativas debe corresponder al Plan Anual de Compras, el cual se genera en conjunto con el presupuesto de cada a\u00f1o. Este Plan se genera y consolidar\u00e1 desde la Coordinaci\u00f3n de Asistencia de Gerencia, y contendr\u00e1 las cantidades estimadas promedio para el consumo de los centros de costos.<\/li>\n
            5. Conflictos de inter\u00e9s: <\/strong>En presencia de un conflicto de inter\u00e9s, no podr\u00e1 celebrarse la contrataci\u00f3n sin haber dado cumplimiento a lo previsto en los Estatutos de la Cooperativa.<\/li>\n
            6. Prohibici\u00f3n de acuerdos verbales:<\/strong> Por ninguna raz\u00f3n pueden ejecutarse relaciones jur\u00eddicas en virtud de acuerdos verbales. El supervisor del contrato o negocio ser\u00e1 responsable del cumplimiento de lo aqu\u00ed dispuesto. Todo suministro de un producto o servicio cr\u00edtico para Genytec debe constar en documento escrito suscrito por ambas partes y\/o la figura contractual que defina la Jefatura Jur\u00eddica. Est\u00e1n exceptuados de esta pol\u00edtica los siguientes contratos:<\/li>\n<\/ol>\n

              <\/p>\n

              <\/p>\n

                \n
              • Aquellos que por su cuant\u00eda no requieran de la aprobaci\u00f3n del Comit\u00e9 de Compras y Contrataci\u00f3n, salvo aquellos contratos de prestaci\u00f3n de servicios que requieran en los que se encuentren presentes los riesgos cuya mitigaci\u00f3n exige el presente manual.<\/li>\n
              • Contratos de compraventa<\/li>\n
              • Contratos de ejecuci\u00f3n instant\u00e1nea<\/li>\n<\/ul>\n

                <\/p>\n

                <\/p>\n

                  \n
                • Exigencia de garant\u00edas:<\/strong> (por definir de acuerdo a las indicaciones)<\/li>\n<\/ul>\n

                  <\/p>\n

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                  \n\n\n\n\n\n\n\n\n
                  Tipo de contrato<\/strong><\/td>\nRiesgo<\/strong><\/td>\nPorcentaje a asegurar<\/strong><\/td>\nVigencia<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n
                  Prestaci\u00f3n de servicios<\/strong><\/td>\nCumplimiento<\/td>\n10% a 30%<\/td>\nDurante contrato y 4 meses m\u00e1s<\/td>\n<\/tr>\n
                  Contratos con anticipo<\/strong><\/td>\nBuen manejo del anticipo<\/td>\nValor total del anticipo<\/td>\nDurante plazo del contrato<\/td>\n<\/tr>\n
                  Contrato con contratista que contrata personal<\/strong><\/td>\nPago de salarios y prestaciones sociales<\/td>\n20%<\/td>\nDurante contrato y 3 a\u00f1os m\u00e1s<\/td>\n<\/tr>\n
                  Obra<\/strong><\/td>\nEstabilidad de la obra<\/td>\n10 a 30%<\/td>\n12 meses posterior a la entrega de la obra<\/td>\n<\/tr>\n
                  Adquisici\u00f3n de bienes<\/strong><\/td>\nCalidad o buen funcionamiento<\/td>\n20% a 50% del valor del bien a adquirir<\/td>\nDurante contrato y 4 meses m\u00e1s<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/figure>\n

                  <\/p>\n

                  <\/p>\n

                  Par\u00e1grafo: la exigencia o no de garant\u00edas y el porcentaje asegurado contemplado en el anterior cuadro, ser\u00e1 determinado en los t\u00e9rminos de referencia de la invitaci\u00f3n a ofertar.<\/p>\n

                  <\/p>\n

                  <\/p>\n

                    \n
                  • Precios de Mercado: <\/strong>Los contratos y compras que se aprueben y ejecuten, sin excepci\u00f3n, se pactar\u00e1n a precios de mercado. El Comit\u00e9 de Compras y Contrataci\u00f3n podr\u00e1 exigir este documento al solicitante del contrato para proceder con el tr\u00e1mite de aprobaci\u00f3n de la adquisici\u00f3n del bien o servicio.<\/li>\n
                  • Renovaci\u00f3n autom\u00e1tica: <\/strong>Salvo los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles y los de adhesi\u00f3n en que se utilicen modelos de contrataci\u00f3n en masa donde previamente sus cl\u00e1usulas hayan sido predispuestas por el proveedor, los contratos que suscriba Genytec con sus contratistas no podr\u00e1n estipular cl\u00e1usulas que permitan su renovaci\u00f3n en forma autom\u00e1tica ni que permitan gozar de una duraci\u00f3n indefinida. Toda renovaci\u00f3n deber\u00e1 ser sometida a las instancias de aprobaci\u00f3n definidas en este manual antes de su fecha de vencimiento y con la antelaci\u00f3n suficiente para adoptar las decisiones m\u00e1s adecuadas para la entidad. Quedar\u00e1n exceptuados de esta regla aquellos contratos de mandato, comisi\u00f3n, corretaje o de prestaci\u00f3n de servicios cuyo vencimiento est\u00e9 sometido al cumplimiento de un encargo o gesti\u00f3n espec\u00edfica y cuya extensi\u00f3n en el tiempo no implique mayores erogaciones distintas a las estipuladas para la satisfacci\u00f3n de la labor contratada.<\/li>\n<\/ul>\n

                    <\/p>\n

                    <\/p>\n

                      \n
                    • PLANEACI\u00d3N\u00a0 DE LA CONTRATACI\u00d3N DE SUMINISTRO O<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n

                      <\/p>\n

                      <\/p>\n

                      SERVICIO<\/strong><\/p>\n

                      <\/p>\n

                      <\/p>\n

                      La solicitud para celebrar un contrato debe fundamentarse o sustentarse en una adecuada planificaci\u00f3n realizada por el jefe de la dependencia interesada, Esa planificaci\u00f3n deber\u00e1 estar perfectamente alineada con el Direccionamiento Estrat\u00e9gico de Genytec y con el Plan anual de compras.<\/p>\n

                      <\/p>\n

                      <\/p>\n

                      Dicha, planificaci\u00f3n, corresponder\u00e1 a las siguientes actividades:<\/p>\n

                      <\/p>\n

                      <\/p>\n

                        \n
                      1. Determinaci\u00f3n del presupuesto: <\/strong>El \u00c1rea Contratante verificar\u00e1 la disponibilidad presupuestal para la adquisici\u00f3n del bien o servicio, de acuerdo con el presupuesto de gastos del \u00e1rea, centro de costos o de acuerdo con el presupuesto del proyecto, seg\u00fan el caso. El presupuesto definido para cada \u00e1rea anualmente no es acumulable para el per\u00edodo siguiente, es decir, en el caso en que el presupuesto de un \u00e1rea no se utilice completamente en un a\u00f1o, la diferencia no utilizada no se sumar\u00e1 al presupuesto del a\u00f1o siguiente.<\/li>\n
                      2. Determinaci\u00f3n del objeto, alcance, clase de contrato y cl\u00e1usulas especiales:<\/strong> Con base en la necesidad respectiva, debe (i) precisarse el objeto del contrato con todas sus caracter\u00edsticas y procedimientos de ejecuci\u00f3n, as\u00ed como el alcance de la contrataci\u00f3n; (ii) evaluar su factibilidad, conveniencia y oportunidad; (iii) informarse cu\u00e1l ser\u00e1 el plazo de ejecuci\u00f3n del contrato y el nombre del \u00e1rea o dependencia de la entidad que ejercer\u00e1 la supervisi\u00f3n del contrato, y (iv) definir la clase de contrato a celebrar (suministro, obra, prestaci\u00f3n de servicios, etc.).<\/li>\n
                      3. Identificaci\u00f3n y distribuci\u00f3n de riesgos<\/strong>: Trat\u00e1ndose de contratos de ejecuci\u00f3n peri\u00f3dica o sucesiva y de contratos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades constitutivas del objeto social de la entidad, deber\u00e1 adelantarse una adecuada gesti\u00f3n de riesgos. Por consiguiente, deber\u00e1 analizarse, identificarse y cuantificarse los factores de riesgo previsibles que se puedan llegar a presentar durante su vigencia, determinar los riesgos que asumir\u00e1 cada una de las partes, dise\u00f1ar los controles necesarios con el fin de prevenir la materializaci\u00f3n de los riesgos que asuma Genytec e identificar los amparos que se deban constituir para el caso de su ocurrencia.<\/li>\n
                      4. Determinaci\u00f3n de garant\u00edas o seguros.<\/strong><\/li>\n
                      5. Determinaci\u00f3n de los permisos, licencias y autorizaciones requeridos<\/strong><\/li>\n
                      6. Determinaci\u00f3n de impuestos: <\/strong>Se establecer\u00e1n la clase y la cuant\u00eda de los impuestos que debe asumir Genytec o los contratistas con ocasi\u00f3n de la celebraci\u00f3n y ejecuci\u00f3n de los contratos. Quien elabore el presupuesto de la contrataci\u00f3n debe tener en cuenta este aspecto impositivo.<\/li>\n
                      7. Selecci\u00f3n de la forma de pago:<\/strong> De acuerdo con las caracter\u00edsticas del contrato, se debe escoger la forma y periodicidad de los pagos al contratista, lo mismo que el tipo de moneda a utilizar. Atendiendo, entre otros aspectos que apliquen, a la naturaleza y complejidad de la contrataci\u00f3n y las condiciones de su ejecuci\u00f3n, se analizar\u00e1 la conveniencia de otorgar un anticipo o un pago anticipado, cuyo porcentaje ser\u00e1 recomendado por el Comit\u00e9 de Compras y Contrataci\u00f3n. Ni el anticipo ni el pago anticipado se podr\u00e1n otorgar para propiciar o mejorar las condiciones de capacidad financiera de los proponentes o contratistas. El anticipo o el pago anticipado s\u00f3lo se podr\u00e1n otorgar cuando resulte estrictamente necesario considerando las condiciones de la contrataci\u00f3n, de los cual se dejar\u00e1 justificaci\u00f3n escrita. Cuando se otorgue un anticipo o se efect\u00fae un pago anticipado, el contratista deber\u00e1 constituir una garant\u00eda de su correcto manejo e inversi\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n

                        <\/p>\n

                        <\/p>\n