Manual de compras y contratación

1. PRINCIPIOS

La actuación en cuanto a este manual respecta, estará permeada por los principios de:

1. Autonomía de la voluntad: serán sujetos susceptibles de celebrar convenciones con Genytec las personas capaces legalmente —naturales y jurídicas—, que no se encuentren inmersos en circunstancias de inhabilidades o sanciones para ejercer sus derechos civiles y contractuales.
2. Ética: las conductas, manifestaciones, convenios, y cualquier otra actuación de Genytec, está enmarcada en los criterios éticos del buen gobierno cooperativo, la gestión solidaria, el crecimiento y desarrollo social.
3. Igualdad: los participantes en procesos de contratación, contarán con la certeza de ser valorados en iguales circunstancias de hecho y derecho.
4. Buena fe: los valores que gobernaran las actuaciones de Genytec y los participantes, estarán sujetos a la honestidad, confianza, seguridad y credibilidad.
5. Eficacia: se preservará la capacidad para lograr el cometido del presupuesto de contratación siempre adecuado a los lineamientos legales y constitucionales.
6. Economía: los procesos de contratación se adelantarán teniendo en cuenta la optimización de los recursos y prefiriendo las mejores condiciones contractuales, entre otras, precio y forma de ejecución del contrato.
7. Celeridad: Genytec y sus colaboradores impulsarán los procesos de contratación de tal manera que puedan celebrarse y ejecutarse a la mayor brevedad.
8. Imparcialidad: los procesos de contratación que impliquen la revisión y evaluación de varios ofrecimientos, serán sometidos a revisión de acuerdo exclusivamente a las condiciones de los ofrecimientos, así como las características objetivas de los proponentes.

1. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
2. Acta de inicio: Es el documento mediante el cual se da cuenta del inicio del plazo de ejecución contractual.
3. Acta de cierre del proceso de selección: Es el documento emitido dentro de un proceso con participación plural, mediante la cual se relacionan las propuestas presentadas dentro del plazo establecido para tal fin en el análisis preliminar.
4. Adenda: Es el documento, en los procesos de participación plural, mediante el cual se realizan modificaciones, aclaraciones o complementaciones al análisis preliminar, el cual hace parte integral del mismo.
5. Análisis Preliminar: Es el documento que establece las reglas generales y específicas para seleccionar al(os) proponente(s) que participa(n) en un proceso de selección, y que contiene las condiciones de participación.
6. Documentos contractuales: son el conjunto de documentos que conforman la carpeta o archivo del objeto
7. Plan anual de compras: es una herramienta para: (i) facilitar a las empresas identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.
8. Oferta de cotización: es la invitación que se hace a los potenciales vendedores, con el fin de cumplir el objeto del contrato.

1. DISPOSICIONES GENERALES

1. Políticas generales

Toda actuación en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios estará precedidos por los principios anteriormente mencionados; además de las políticas definidas por el Consejo de Administración, que en todo caso deberán observarse por todos los actores.

Se consideran como políticas:

1. Sujeción: las actividades contractuales de cualquier carácter están regidas por las normas del derecho privado, tanto en lo normado por disposiciones civiles y comerciales, reconocimiento de la Constitución Política como norma suprema, y disposiciones del contrato y del presente documento.
2. Aplicación: Para su operación Genytec definirá procedimientos e instructivos detallados.
3. Registro de proveedores: Los procesos de selección se dirigirán a la elección de un contratista idóneo y a la escogencia del ofrecimiento más favorable, de suerte que mediante la ejecución exitosa del contrato se coadyuve al efectivo cumplimiento de los fines que le incumben a Genytec. Para estos efectos, sin excepción, los oferentes y proveedores deberán estar inscritos y aprobados como tales en el registro que tiene definido o que defina la Cooperativa; por consiguiente, no se podrá adelantar ningún proceso de contratación con quien no se encuentre inscrito en dicho registro. Adicionalmente, de este registro no podrán formar parte aquellas personas cuyos recursos presenten un origen desconocido o que no cumplan con todos los requerimientos establecidos en el Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo adoptado por Genytec. Las validaciones tendientes a prevenir el lavado de activos y la financiación de terrorismo se mantendrán durante la ejecución del contrato y al momento de su renovación.
4. Plan anual de compras: La contratación y compras administrativas debe corresponder al Plan Anual de Compras, el cual se genera en conjunto con el presupuesto de cada año. Este Plan se genera y consolidará desde la Coordinación de Asistencia de Gerencia, y contendrá las cantidades estimadas promedio para el consumo de los centros de costos.
5. Conflictos de interés: En presencia de un conflicto de interés, no podrá celebrarse la contratación sin haber dado cumplimiento a lo previsto en los Estatutos de la Cooperativa.
6. Prohibición de acuerdos verbales: Por ninguna razón pueden ejecutarse relaciones jurídicas en virtud de acuerdos verbales. El supervisor del contrato o negocio será responsable del cumplimiento de lo aquí dispuesto. Todo suministro de un producto o servicio crítico para Genytec debe constar en documento escrito suscrito por ambas partes y/o la figura contractual que defina la Jefatura Jurídica. Están exceptuados de esta política los siguientes contratos:

• Aquellos que por su cuantía no requieran de la aprobación del Comité de Compras y Contratación, salvo aquellos contratos de prestación de servicios que requieran en los que se encuentren presentes los riesgos cuya mitigación exige el presente manual.
• Contratos de compraventa
• Contratos de ejecución instantánea

• Exigencia de garantías: (por definir de acuerdo a las indicaciones)

Tipo de contrato	Riesgo	Porcentaje a asegurar	Vigencia
Prestación de servicios	Cumplimiento	10% a 30%	Durante contrato y 4 meses más
Contratos con anticipo	Buen manejo del anticipo	Valor total del anticipo	Durante plazo del contrato
Contrato con contratista que contrata personal	Pago de salarios y prestaciones sociales	20%	Durante contrato y 3 años más
Obra	Estabilidad de la obra	10 a 30%	12 meses posterior a la entrega de la obra
Adquisición de bienes	Calidad o buen funcionamiento	20% a 50% del valor del bien a adquirir	Durante contrato y 4 meses más

Parágrafo: la exigencia o no de garantías y el porcentaje asegurado contemplado en el anterior cuadro, será determinado en los términos de referencia de la invitación a ofertar.

• Precios de Mercado: Los contratos y compras que se aprueben y ejecuten, sin excepción, se pactarán a precios de mercado. El Comité de Compras y Contratación podrá exigir este documento al solicitante del contrato para proceder con el trámite de aprobación de la adquisición del bien o servicio.
• Renovación automática: Salvo los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles y los de adhesión en que se utilicen modelos de contratación en masa donde previamente sus cláusulas hayan sido predispuestas por el proveedor, los contratos que suscriba Genytec con sus contratistas no podrán estipular cláusulas que permitan su renovación en forma automática ni que permitan gozar de una duración indefinida. Toda renovación deberá ser sometida a las instancias de aprobación definidas en este manual antes de su fecha de vencimiento y con la antelación suficiente para adoptar las decisiones más adecuadas para la entidad. Quedarán exceptuados de esta regla aquellos contratos de mandato, comisión, corretaje o de prestación de servicios cuyo vencimiento esté sometido al cumplimiento de un encargo o gestión específica y cuya extensión en el tiempo no implique mayores erogaciones distintas a las estipuladas para la satisfacción de la labor contratada.

• PLANEACIÓN  DE LA CONTRATACIÓN DE SUMINISTRO O

SERVICIO

La solicitud para celebrar un contrato debe fundamentarse o sustentarse en una adecuada planificación realizada por el jefe de la dependencia interesada, Esa planificación deberá estar perfectamente alineada con el Direccionamiento Estratégico de Genytec y con el Plan anual de compras.

Dicha, planificación, corresponderá a las siguientes actividades:

1. Determinación del presupuesto: El Área Contratante verificará la disponibilidad presupuestal para la adquisición del bien o servicio, de acuerdo con el presupuesto de gastos del área, centro de costos o de acuerdo con el presupuesto del proyecto, según el caso. El presupuesto definido para cada área anualmente no es acumulable para el período siguiente, es decir, en el caso en que el presupuesto de un área no se utilice completamente en un año, la diferencia no utilizada no se sumará al presupuesto del año siguiente.
2. Determinación del objeto, alcance, clase de contrato y cláusulas especiales: Con base en la necesidad respectiva, debe (i) precisarse el objeto del contrato con todas sus características y procedimientos de ejecución, así como el alcance de la contratación; (ii) evaluar su factibilidad, conveniencia y oportunidad; (iii) informarse cuál será el plazo de ejecución del contrato y el nombre del área o dependencia de la entidad que ejercerá la supervisión del contrato, y (iv) definir la clase de contrato a celebrar (suministro, obra, prestación de servicios, etc.).
3. Identificación y distribución de riesgos: Tratándose de contratos de ejecución periódica o sucesiva y de contratos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades constitutivas del objeto social de la entidad, deberá adelantarse una adecuada gestión de riesgos. Por consiguiente, deberá analizarse, identificarse y cuantificarse los factores de riesgo previsibles que se puedan llegar a presentar durante su vigencia, determinar los riesgos que asumirá cada una de las partes, diseñar los controles necesarios con el fin de prevenir la materialización de los riesgos que asuma Genytec e identificar los amparos que se deban constituir para el caso de su ocurrencia.
4. Determinación de garantías o seguros.
5. Determinación de los permisos, licencias y autorizaciones requeridos
6. Determinación de impuestos: Se establecerán la clase y la cuantía de los impuestos que debe asumir Genytec o los contratistas con ocasión de la celebración y ejecución de los contratos. Quien elabore el presupuesto de la contratación debe tener en cuenta este aspecto impositivo.
7. Selección de la forma de pago: De acuerdo con las características del contrato, se debe escoger la forma y periodicidad de los pagos al contratista, lo mismo que el tipo de moneda a utilizar. Atendiendo, entre otros aspectos que apliquen, a la naturaleza y complejidad de la contratación y las condiciones de su ejecución, se analizará la conveniencia de otorgar un anticipo o un pago anticipado, cuyo porcentaje será recomendado por el Comité de Compras y Contratación. Ni el anticipo ni el pago anticipado se podrán otorgar para propiciar o mejorar las condiciones de capacidad financiera de los proponentes o contratistas. El anticipo o el pago anticipado sólo se podrán otorgar cuando resulte estrictamente necesario considerando las condiciones de la contratación, de los cual se dejará justificación escrita. Cuando se otorgue un anticipo o se efectúe un pago anticipado, el contratista deberá constituir una garantía de su correcto manejo e inversión.

• PLANEACIÓN  DE LA CONTRATACIÓN DE SUMINISTRO O

SERVICIO

1. Toda adquisición de bienes y servicios estará precedida de un trámite que garantice la equidad y transparencia del proceso de selección, de acuerdo con las políticas generales contenidas en este Manual y los procedimientos definidos en el mismo. Tanto el régimen, como las políticas son de obligatorio acatamiento por todos los estamentos y funcionarios encargados de la contratación.
2. Los procesos de selección se dirigirán a la escogencia de un contratista idóneo y a la escogencia del ofrecimiento más favorable.
3. El procedimiento de contratación se iniciará con la solicitud formulada por el jefe de la dependencia interesada, seguida de la recomendación del Comité de Compras y Contratación y su registro en la base.
4. El comité de compras y contratación es el responsable de participar, negociar y apoyar a las diferentes áreas de la  Coopeativa en la negociación y contratación de todas las adquisiciones de bienes y servicios, salvo que se trate de contrataciones relacionadas con personal que pueda tener implicaciones laborales, las cuales estarán a cargo del área de Gestión Humana, impuestos, servicios públicos, operaciones de tesorería y servicios financieros, órganos de administración, control y vigilancia de ley, operaciones realizadas por caja menor, y demás definidos en el presente documento. 
5. Independientemente de la instancia que deba aprobar una compra o la celebración de un contrato, para la contratación de bienes y servicios, se seguirán los procedimientos establecidos a continuación, dependiendo de la cuantía estimada del negocio, incluyendo los impuestos aplicables, calculada con base en el plazo estimado del contrato y conforme a lo definido en la siguiente tabla:

VALOR	Mínimo de proveedores a invitar	Mínimo de cotizaciones u ofertas	Formalización
Hasta 10 SMLMV	3	2	Orden de compra o servicio
<10 SMLMV A 50 SMLMV	5	3	Contrato
<50 SMLMV A 300 SMLMV	7	4	Contrato
>300 SMLMV	8	5	Contrato

Nota: 1. cuando un servicio inferior a 50 SMLMV, cuente con un riesgo inminente definido por la Jefatura Jurídica o quien haga sus veces, se procederá con el trámite de realización de contrato.

2. La suma de mínimo de proveedores a invitar y por ende el mínimo de cotizaciones dependerá de acuerdo a la oferta de distribuidores en el mercado.

• La Solicitud de Negociación de Referencia contendrá las reglas que se constituirán en la ley particular de la contratación y, por lo tanto, deberán ser completos, claros, precisos y coherentes.
• La solicitud de Cotización y/o términos de referencia deben documentarse teniendo en cuenta reglas relacionadas con los siguientes aspectos:
  • No podrán incluir condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren. Tampoco se podrán incluir estipulaciones que induzcan a error a los proponentes y contratistas o que impidan la formulación de ofrecimientos o que dependan de la voluntad exclusiva del proponente.
  • Deberán ajustarse al bien o servicio que se pretenda contratar y contendrá las reglas a las que se sujetarán los contratistas al momento de presentar sus propuestas.
  •  Contendrán, como mínimo, las siguientes condiciones:
    • El objeto de contrato a celebrar
    • Condiciones generales de participación; los documentos a anexar por parte del proponente
    • La forma y lugar para la presentación de la propuesta
    • La forma y lugar de las comunicaciones; el plazo y condiciones de la ejecución del contrato. Genytec podrá dejar abierto el plazo cuando sea procedente; las garantías que deben constituirse.
    • Cláusulas mediante las cuales el contratista se obliga a indemnizar y mantener indemne a Genytec y/o a sus directores, administradores y empleados, por cualquier pérdida, obligación, daño o perjuicio, reclamo, demanda judicial o extrajudicial incluyendo cualquier costo, gasto o expensa en que pudieran incurrir como resultado de cualquier incumplimiento de cualquier aseveración o garantía contenida en el contrato o en cualquier documento relacionado con la atención de las transacciones derivadas del mismo, o por cualquier incumplimiento de cualquiera de las obligaciones previstas en el contrato.
  • Además de lo dispuesto en el literal anterior, tratándose de contratos celebrados bajo la modalidad de outsourcing o tercerización para la atención parcial o total de los distintos canales o de los dispositivos usados en ellos, o de contratos celebrados con personas naturales o jurídicas que en desarrollo de su actividad tengan acceso a información confidencial de Genytec o de sus clientes, deberán incluirse, como mínimo, los siguientes aspectos: (1) Niveles de servicio y operación; (2) Acuerdos de confidencialidad sobre la información manejada y sobre las actividades desarrolladas; (3) Propiedad de la información; (4) Restricciones sobre el software empleado; (5) Normas de seguridad informática y física a ser aplicadas; (6) Procedimientos a seguir cuando se encuentre evidencia de alteración o manipulación de equipos o información; (7) Procedimientos y controles para la entrega de la información manejada y la destrucción de la misma por parte del tercero una vez finalizado el servicio y (8) Planes de Contingencia, Continuidad y Seguridad.

• PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

1. Las propuestas se presentarán a través de los canales digitales presentados en la forma y oportunidad que se indique en la solicitud de cotización u invitación a ofertar. En estos documentos podrá autorizarse la presentación de propuestas alternativas, indicando de manera clara y precisa las condiciones para su evaluación y aceptación.
2. En todo caso, como condición para su validez, la presentación de cualquier propuesta estará acompañada de una manifestación del respectivo proponente en la que conste que conoce este manual de contratación de manera completa y su aceptación expresa de todas las condiciones y normas contenidas en el mismo.
3. La presentación de un solo ofrecimiento no impedirá que se continúe con el procedimiento de contratación. En los casos en que no se presenten ofrecimientos o cuando los presentados no respondan a las condiciones exigidas por Genytec en las invitaciones a presentar propuestas, el Comité de Compras podrá decidir que no se celebre el contrato o que se inicie un nuevo procedimiento de contratación.

• EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

Una vez agotado el término para la presentación de las propuestas, el Comité de Compras y Contratación procederá a su revisión y evaluación, independientemente del número de propuestas recibidas. Para estos efectos, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

1. Para la evaluación de las propuestas se debe elaborar un reporte comparativo, acompañado de los soportes correspondientes.
2. Para la calificación de las propuestas se tendrá en cuenta, de acuerdo con el tipo de contratación, así como del bien o servicio a adquirir, factores tales como la experiencia, el plazo, el cumplimiento en contratos anteriores, la calidad del bien o servicio, la capacidad técnica y patrimonial, la idoneidad y la trayectoria en el mercado, la infraestructura operativa, la estabilidad financiera, el precio ofrecido, el valor agregado y los equipos, entre otros. Los factores correspondientes quedarán consignados en el formato de guía para la selección de proveedores.
3. La selección del contratista se efectuará mediante mecanismos objetivos, teniendo en cuenta la idoneidad del producto o del servicio ofrecido acorde con la política de servicio y gestión de la calidad implementada por Genytec, así como las condiciones más favorables de precio, plazos de entrega o prestación del servicio y calidad. Para estos efectos, El Comité de Compras y Contratación verificará el cumplimiento de los requisitos de participación que se hayan exigido en la solicitud de cotización, hará las comparaciones mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios y condiciones de mercado, y considerará los resultados de las asesorías internas o externas que estime conveniente solicitar.
4. Durante el período de evaluación el Comité de Compras y Contratación podrá solicitar los documentos, certificados y/o aclaraciones que considere convenientes con el fin de subsanar aquellos requisitos relativos al proponente que, luego de la verificación correspondiente, considere necesarios. Con ocasión de esto no se podrá variar la identidad del proponente.
5. Serán subsanables, antes de la decisión de celebrar el contrato con un determinado proponente, los aspectos de forma de la propuesta o la omisión en ella de la acreditación de condiciones preexistentes al momento de la presentación de la propuesta y que por lo tanto pueden ser objeto de verificación y, en general, aquellos aspectos que permitan realizar la comparación objetiva de las propuestas recibidas, sin que se afecte la asignación del puntaje conforme al pliego de condiciones.

1. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

El Comité de Compras y Contratación recomendará la celebración del contrato al Funcionario Autorizado, dentro del plazo estipulado, el cual se podrá ampliar mientras las propuestas se encuentren vigentes.

Si el proponente con quien se decide contratar no acepta dicha decisión y/o no suscribe el contrato dentro del término previsto para el efecto en la solicitud de negociación, Genytec podrá contratar, dentro de los siete (7) días siguientes, con el proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la entidad y estuviere vigente a la fecha. Si éste tampoco suscribe el contrato dentro del plazo previsto en la respectiva comunicación, se aplicarán las mismas reglas con los siguientes proponentes en el orden de elegibilidad, en tanto existan más propuestas favorables y sin perjuicio de la obligación de indemnizar los posibles perjuicios asumida por el proponente al presentar su propuesta y de hacer efectiva la garantía de seriedad de ésta.

1. Declaración de fallido del proceso de selección: La decisión de declarar fallido el proceso de selección la adoptará el Comité de Compras y Contratación cuando de conformidad con los requisitos y factores establecidos en la solicitud de cotización ninguna propuesta sea admisible y/o favorable.

• Suspensión y cancelación del proceso de selección: El Comité de Compras y Contratación, podrá suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado, de fuerza mayor, o una orden de autoridad competente, acto irresistible de terceros o razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión.

Contratación directa: Se acudirá al procedimiento de contratación directa en los siguientes casos y siempre por vía excepcional y en circunstancias debidamente justificadas:

1. Cuando solo una persona resulte preseleccionada una vez surtido el trámite de precalificación.
   1. Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales en consideración a la persona (Intuito Personae)
   1. Para la celebración de contratos de arrendamiento, comodato o adquisición de bienes inmuebles.
   1. Cuando se trate de trabajos o servicios que sólo determinada persona puede ejecutar o de la adquisición de bienes, de equipos o de elementos que sólo determinado proveedor pueda suministrar.
   1. Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas.
   1. Cuando la adquisición de un bien se refiera a elementos o suministros para prueba o ensayo, sólo en la cantidad necesaria para su práctica.
   1. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado
   1. Cuando a pesar de haberse realizado la solicitud privada de ofertas, no se haya presentado propuesta alguna o ninguna de las ofertas se haya ajustado a los términos de referencia y/o ficha técnica.
   1. Cuando se trate de la contratación de elementos cuyos precios estén fijados o regulados por la autoridad competente.
   1. Tratándose de contratos con avaluadores, peritos, ingenieros, abogados y profesionales a quienes se les requiera su opinión especializada en actos preparatorios para celebrar negocios fiduciarios constitutivos del objeto social de la entidad, tales como avalúos, estudios de mercado, estudios de suelo, interventorías de obra, estudios de títulos de propiedad, entre otros.
   1. Tratándose de abogados externos a quienes se les encomiende la defensa de la Cooperativa en procesos o trámites jurisdiccionales o administrativos en los cuales la entidad haya sido demandada, requerida o vinculada.
   1.  

En caso de contratación directa no se requerirá la existencia de una solicitud de ofrecimiento por parte de Genytec ni la existencia de un ofrecimiento escrito, salvo que la Cooperativa lo decida así en algunos casos. Asimismo, en los casos anteriormente descritos si bien es cierto se podrá prescindir de la realización de los procesos de selección descritos en el presente capítulo, se requerirá en todo caso la recomendación previa de Comité de Compras y Contratación según las disposiciones contenidas en el presente Manual.

Niveles y Órganos de Aprobación: Toda compra o contratación debe estar precedida de la decisión de una instancia de aprobación conforme a la siguiente tabla:

Cuantía	Instancia
0 SMLMV a 50 SMLMV	Gerencia
50 SMLMV a 300 SMLMV	Comité de compras
>300 SMLMV	Consejo de administración

Todas las compras o las contrataciones que deban ser sometidas a la aprobación del Consejo de Administración y deberán sujetarse a las políticas y procedimientos del presente Manual. Además, se deberá sustentar la necesidad de la contratación, el plazo o duración, el costo para cada una de las cotizaciones o propuestas que se sometan a su aprobación teniendo como referencia el precio anual del mismo o su valor estimado (si fuere el caso), las condiciones particulares que fuesen discutidas previamente con los proveedores oferentes, los demás datos que fueren necesarios de acuerdo al contrato de manera tal que se obtengan decisiones informadas.

• FORMALIZACIÓN DE CONTRATO

Una vez surtido el proceso de selección del contratista, para efectos de solicitar el perfeccionamiento de la respectiva relación contractual después de surtida la última aprobación que corresponda, el solicitante de la compra del bien o servicio, tendrá 30 días calendario a partir de esta fecha para realizar la respectiva solicitud del documento jurídico que soporte el negocio.

De no realizar dicha solicitud en el término mencionado, el solicitante de la compra del bien o servicio deberá surtir nuevamente los trámites de aprobaciones a su necesidad para poder realizar la respectiva solicitud del documento jurídico que soporte el negocio. 

La Coordinación de Gestión deberá dar estricto cumplimiento a las siguientes reglas:

1. Gestionar la aprobación del contrato o negocio ante las instancias que correspondan según lo dispuesto en el presente Manual.
2. Solicitar al supervisor del contrato la información pertinente tanto para la aprobación de la necesidad ante las instancias que correspondan como la solicitud de Orden de Compra.
3. Verificar la correcta creación en la base de datos la orden de compra tipo contrato y asegurar que se reporte el número de la misma al área encargada de la gestión legal, a fin que esta pueda identificarla para tramitarlo.
4. La solicitud se hará mediante documento escrito o electrónico dirigido al área Jurídica, suscrito por el jefe de la dependencia interesada y/o supervisor, previa aplicación de los controles establecidos para mitigar los riesgos operativos y de lavado de activos y financiación del terrorismo, incluyendo las señales de alerta establecidas en el manual de SARLAFT, así como deben haberse surtido todos los procedimientos antes descritos. 
5. Garantizar que el área Jurídica cuente oportunamente con los documentos que se requieran para formalizar el negocio.
6. Elaborar, aprobar y entregar al área Jefatura Jurídica los anexos técnicos que harán parte del contrato a elaborar, adjuntándolos a la orden de compra tipo contrato.

• GESTIÓN LEGAL

La gestión legal de la contratación, sin importar cuál sea el mecanismo a través del cual se formalicen los respectivos negocios jurídicos (contrato, convenio, acuerdo, orden de compra, orden de servicios), inicia a partir del momento en que los mismos son aprobados por las instancias de aprobación de Genytec definidas en este manual.

La gestión legal de la contratación comprende, entre otras, las siguientes actividades:

• La fijación permanente de lineamientos y directrices que debe seguir y aplicar la Cooperativa en la gestión jurídica de contratos y compras.
• La asesoría preventiva y correctiva y emisión de conceptos y recomendaciones en asuntos legales de índole contractual para Genytec.
• La definición de estrategias que permitan y faciliten la aplicación de las políticas, normas y procedimientos definidos para la gestión contractual. En consecuencia, definirá los mecanismos, recursos y estructura que sean necesarios.
• La definición de los indicadores que medirán la gestión legal. Es entendido que la oportunidad de la respuesta en la gestión legal estará supeditada a la entrega integra de la documentación que el abogado requiera para la estructuración del contrato; la entrega incompleta de documentos ocasionará la devolución o rechazo de la solicitud.

En la gestión legal de la contratación se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

1. Salvo que la ley expresamente exija que se cumpla con determinada solemnidad o formalidad para estos efectos, el contrato se entenderá perfeccionado cuando exista acuerdo sobre el objeto y la contraprestación, y sea suscrito por ambas partes.
2. Para efectos probatorios, todos los contratos de Genytec se consignarán en documento escrito suscrito por ambas partes y/o la figura contractual que defina la Jefatura Jurídica. A este respecto, el contrato se entenderá contenido en la propuesta y la respectiva comunicación de su aceptación. El agotamiento de la fase de formalización y legalización del negocio jurídico es requisito indispensable para que pueda darse inicio a la ejecución contractual. El supervisor asegurará el cumplimiento de lo aquí dispuesto.
3. El supervisor del contrato deberá informar a la Asistente de Gerencia aquellos eventos en los cuales se hace necesario modificar, prorrogar o renovar el contrato o el negocio. Los colaboradores de Genytec no podrán modificar las condiciones de ejecución de los contratos sin informar a Asistencia de Gerencia para que esta proceda con la realización del documento pertinente que documente los cambios a realizarse.
4. Todo cambio en las condiciones inicialmente pactadas en los contratos debe quedar formalizado en un otrosí —modificación contractual—. Si como consecuencia de la modificación a realizar se incrementa el valor del contrato, para efectos de determinar si se modifica o no el órgano aprobador, el valor será el global del contrato y no únicamente el del otrosí. Las modificaciones deberán ser estudiadas por las instancias de aprobación, de conformidad con lo planteado en el presente Manual. En aquellos casos en que no se requiera agotar dicha instancia, podrá directamente la Coordinación de Gestión proceder con la formalización de la modificación simplemente con la solicitud del supervisor del contrato. Corresponderá a quien sea el supervisor del contrato, garantizar el cumplimiento de lo aquí dispuesto.
5. Antes del vencimiento inicial del contrato, la prórroga del mismo puede llevarse a cabo con el visto bueno del supervisor del contrato o quien haga sus veces, sobre el desempeño del proveedor y las tarifas pactadas. Cumplido lo anterior, la prórroga se presentará ante el órgano competente para su aprobación.
6. Cuando quiera que el contrato deba constar en documento escrito suscrito por ambas partes, en dicho documento se incluirán, entre otras, las siguientes cláusulas:
   1. Naturaleza del contrato, objeto y especificaciones
   1. Plazo de cumplimiento
   1. Precio y forma de pago
   1. Sin perjuicio de las facultades de la Auditoría Interna, podrá contener una cláusula de interventoría para verificar el cumplimiento del contrato.
   1. Clausula penal (si se estima)
   1. Cláusula de multas (si se estima)
   1. Garantías (si se estima)
   1. Prohibición de cesión del contrato
   1. Imprevisión
   1. Indivisibilidad
   1. Suspensión del contrato
   1. Causales de terminación del contrato y procedimiento de liquidación
   1. Cláusula de indemnidad a favor de Genytec
   1. Uso de iformación
   1. Confidencialidad
   1. Manejo de datos
   1. Derecho de autor
   1. Genytec podrá estipular en sus contratos la posibilidad de acudir al arreglo directo y a la conciliación como mecanismos de solución de conflictos. En el caso de que estos mecanismos llegaren a fracasar, se acudirá a la jurisdicción competente.

• MITIGACIÓN DE RIEGOS

Para cubrir los riesgos derivados del proceso de contratación y compras, tanto en los procesos de selección como al momento de la formalización de los negocios, el proveedor podrá contratar las garantías por intermedio de los convenios que tenga Genytec para la expedición de dichas pólizas o directamente con una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia. Para facilitar el trámite de las garantías antes mencionadas. Las pólizas y garantías que se indican en el presente Manual son las mínimas requeridas, sin embargo, el supervisor o la Coordinación de Gestión podrán solicitar que se exijan garantías adicionales o aumentar los porcentajes y vigencias establecidas, de conformidad con el análisis de riesgo realizado.

Para la definición de los seguros que se requieran de acuerdo al tipo de contrato, se tendrá en cuenta lo dispuesto en las normas que reglamenten el Manual. Cuando se trate de negocios cuya cuantía sea inferior a 15 SMMLV no se exigirán garantías al contratista/proveedor, sin embargo, la Coordinación de Gestión determinará en qué casos especiales independientemente de la cuantía se exigirán pólizas.

Terminación Unilateral Anticipada. Por regla general, los contratos o acuerdos que se suscriban terminan por vencimiento del plazo pactado. No obstante lo anterior, los contratos también podrán terminarse anticipadamente bien sea por mutuo acuerdo o en forma unilateral.

El supervisor o cualquier área que detecte el incumplimiento por parte del contratista o proveedor o determine la necesidad de dar fin anticipadamente a la relación contractual por cualquier causa, solicitará al área jurídica que estudie esta posibilidad con el fin de precaver los riesgos que puedan derivarse de una decisión en tal sentido. Ninguna relación jurídica podrá darse por terminada en forma anticipada sin el visto bueno del área jurídica.

• SUPERVISIÓN DE LA EJECUCIÓN

El seguimiento y la supervisión de la ejecución de los negocios, sin importar la forma a través de la cual se formalicen (orden de compra o contrato), estará a cargo del supervisor. Al supervisor le corresponde asegurar que sus contratistas o proveedores de bienes y servicios cumplen satisfactoria y oportunamente con lo pactado en los acuerdos de voluntades, que los valores pagados son los acordados y/o los que corresponden según su naturaleza y que el desempeño del proveedor es satisfactorio y acorde con los requerimientos de Genytec. No se tramitarán órdenes de pago que no cuenten con este visto bueno. En todo caso en la minuta del contrato deberá constar el cargo que asumirá esta función. El supervisor del contrato debe cumplir con sus funciones desde el momento mismo en que se determina la necesidad e inicia la etapa de planeación, hasta la liquidación del contrato.

Quien ejerza el rol de supervisor de un contrato, tendrá las siguientes funciones y las demás que sean necesarias para el cumplimiento de aquellas:

a. Tramitar la firma del contrato por parte del proveedor y realizar la entrega de dicho documento a Asistencia de Gerencia quien tramitará las firmas al interior de Genytec. En caso de que en el término de 30 (treinta) días a partir de la aprobación de la necesidad y que no se surtan las firmas correspondientes del contrato o negocio jurídico, el Supervisor deberá surtir nuevamente las aprobaciones correspondientes, para dar inicio al trámite de formalización nuevamente.

b. Ejercer el rol de aprobador técnico del contrato, como condición indispensable para tramitar la firma por parte del representante legal de Genytec.

c. Para los contratos corporativos, el Supervisor del contrato al interior de Genytec, dará igualmente su aprobación, como condición indispensable para realizar pagos al mismo.

d. Con la aprobación técnica del negocio, el supervisor certifica que:

• Se cumplió con el proceso de negociación y selección que establece el Manual de Contratación y Compras o las normas internas que apliquen según el tipo de contrato.
• El contratista o proveedor cumple técnicamente con los requisitos exigidos por la empresa.
• Conoce cuales son las exigencias técnicas de índole legal con las cuales debe cumplir el proveedor o contratista y que éstas fueron tenidas en cuenta en el proceso de selección encontrando que el contratista o proveedor cumple con ellas.
• Las condiciones plasmadas en el contrato en cuanto a objeto, lugar de ejecución, obligaciones de las partes, valor, duración, entregables, características del servicio e indicadores de cumplimiento entre otras técnicas, están acorde a lo negociado con el proveedor y son las que requiere Genytec para la satisfacción de la necesidad que dio origen al contrato.
• Presentar los informes que le sean requeridos respecto de los contratos a su cargo.
• Suscribir el acta de inicio del contrato cuando aplique.
• Una vez terminado, suscribir el acta de cierre y liquidar el contrato.
• Emitir su concepto cuando sea solicitado respecto del desempeño del proveedor o contratista, con base en el cual, se emitirán las certificaciones de contratos o conceptuarán los Comités sobre la renovación o prorroga de los contratos.
• Solicitar y sustentar oportunamente ante las instancias que correspondan, las aprobaciones que se requieran para modificar lo inicialmente pactado en el contrato, así como las prórrogas o renovaciones del mismo.
• Certificar para la solicitud de renovaciones, ampliaciones o prorrogas de los contratos, que el valor del mismo se encuentra dentro de los valores de mercado.
• Reportar cualquier incidente sobre los activos de información de la Organización con ocasión a los servicios contratados.
• Llevar a cabo un eficaz, oportuno e imparcial seguimiento sobre el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato o relación comercial por parte del contratista/proveedor con el fin de constatar si la ejecución se ajusta a lo pactado.
• Realizar o asegurar la medición de los indicadores de desempeño establecidos en el contrato o enviar cuando aplique, la información requerida para su evaluación a la Dirección Administrativa y realizar la retroalimentación al proveedor a fin de generar acciones de mejora oportunas frente al cumplimiento de los acuerdos contractuales.
• Monitorear el registro y desempeño adecuado de los proveedores de bienes y servicios, frente a los niveles de servicio establecidos, así como la gestión a las reclamaciones y oportunidades de mejora que se hayan detectado sobre estos.
• Verificar la completa y satisfactoria ejecución de las prestaciones a cargo del contratista.
• Verificar la adecuada facturación según lo pactado en el contrato o documento equivalente.
• Proveer la información de la distribución, y número de contrato, para que la Coordinación de Gestión procese los pagos correspondientes.
• Requerir al proveedor ante el incumplimiento de los acuerdos contractuales y conservar soporte de los requerimientos enviados, así como de los acuerdos planteados para subsanar las debilidades en la ejecución.
• Recomendar a la Administración cuando la complejidad del contrato lo amerite, la contratación de una firma experta en interventoría de contratos para que ejerza o apoye las funciones aquí planteadas.
• Reportar al área Jurídica situaciones específicas respecto de los contratistas que ameriten ser revisadas por afectar o poner en riesgo los intereses de Genytec.
• Solicitar oportunamente al área Jurídica el apoyo que se requiera para aplicar multas o sanciones al contratista, así como el envío de la comunicación en virtud de la cual se da aviso de no prórroga del contrato o terminación anticipada del mismo.
• Asumir personalmente las responsabilidades que se deriven del incumplimiento de sus obligaciones como supervisor en los términos previstos en el Reglamento Interno de Trabajo y Código de Buen Gobierno adoptado por Genytec.
• Garantizar el cumplimiento de lo establecido en el presente manual respecto de los contratos objetos de supervisión.
• Quien desempeñe el rol de supervisor de un contrato o negocio, garantizará que los contratos a su cargo se encuentren debidamente supervisados, para lo cual dará cumplimiento a las normas aquí descritas.
• Quien desempeñe el rol de supervisor de un contrato o negocio será responsable por la idoneidad técnica y económica del bien o servicio contratado y por las especificaciones definidas para la adquisición de los mismos.

• ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS

De cada proceso de contratación se formará un expediente que contenga todas las actuaciones surtidas para la celebración del respectivo contrato y la custodia de dichos expedientes le corresponderá a Asistencia de Gerencia.

Esta área tendrá a su cargo las siguientes funciones:

a. Validar que el proceso se hubiere surtido conforme a las normas del presente Manual y que el negocio esté soportado por todos los documentos que aquí se exigen.

b. Asegurar la suscripción de los acuerdos de voluntades en virtud de los cuales se formalicen los negocios, procurando la simplificación y automatización, mediante la implementación de firmas digitales (Proyecto).

c. Definir mecanismos de control interno que garanticen el cumplimiento de los procesos de contratación

d. Controlar los vencimientos de los contratos y reportarlos al supervisor para el trámite correspondiente.

e. Controlar el vencimiento de las pólizas y gestionar con el Supervisor la ampliación de la vigencia de las mismas.

f. Implementar indicadores para medir la gestión de la administración de los contratos.

g. Estandarizar y/o generar los reportes e informes que se requieran (NIIF, ARL, Revisoría Fiscal, Auditoría, Gerencias, Entes de Control, etc).

h. Dar cumplimiento a las funciones a cargo de Asistencia de gerencia la Coordinación de Gestión indicadas en la Política Contable NIIF: Contratos, Leasing y Derivados.

i. Validar que cada contrato cuente con el acta de inicio y liquidación correspondiente, generar los reportes que alerten sobre el incumplimiento a esta norma por parte del supervisor del contrato y definir indicadores que midan el cumplimiento de esta función.

j. Estandarizar y coordinar la custodia y digitalización de los documentos a través de los cuales se formalicen los negocios, así como de sus documentos soporte, cuando estos se encuentren en físico.

k. Validar que las pólizas que entregue el proveedor cumplan con las coberturas correspondientes de acuerdo con el presente Manual respecto a objeto, valores y vigencias. Además, solicitará constancia del pago de las primas por parte del proveedor.

• PAGOS

Recepción de Facturas

Una vez prestado el servicio o recibido el bien a entera satisfacción, el responsable operativo deberá enviar vía correo electrónico a Asistencia de Gerencia la constancia de recibido o ejecutado a satisfacción como requisito previo para la radicación de las facturas.

La fecha límite para la radicación y contabilización de las facturas por los servicios prestados es el 28 de cada mes. Tratándose de servicios entre empresas vinculadas, la fecha de radicación será máximo el 20. Cuando, la fecha límite de radicación de las mencionadas facturas (20 o 28) corresponda a un día no hábil (sábado, domingo o festivo), las facturas de deberán radicarse el día hábil anterior. Las facturas presentadas por fuera de las fechas antes indicadas, se entenderán radicadas el primer día hábil del mes siguiente.

Genytec, no se hará responsable por las facturas entregadas en sitos diferentes a los autorizados por la factura electrónica o enviadas por medios electrónicos o físicos a funcionarios de la organización.

Para la radicación de las facturas, los proveedores de bienes o servicios deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Que se elabore como facturación electrónica. En caso de ser no responsable de Iva, debe adjuntarse cuenta de cobro y Rut.
• Que la factura cumpla con lo establecido en las normas legales vigentes en cuanto a su contenido y formalidades.
• Que coincidan la fecha de la factura y el mes en que se radica.
• Que se radique en el mismo mes de su expedición.

Los pagos por los bienes o servicios prestados se realizarán de la siguiente forma:

• La política de pagos será definida por Asistencia de Gerencia o por las normas especiales de índole legal cuando apliquen según la naturaleza del contrato.
• Los pagos se realizarán exclusivamente en cuentas bancarias a nombre del titular de la factura de venta o contratista.
• Cuando el contratista o proveedor requiera el pago en un plazo inferior al indicado en el literal a), podrán negociar un descuento financiero por pronto pago. En estos casos deberán comunicarse al área de tesorería de Genytec.

• LIQUIDACIÓN

Todos los negocios jurídicos en que intervenga Genytec, deben ser liquidados dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato. Para estos efectos se seguirán las siguientes reglas:

a. Una vez terminado el contrato, el supervisor iniciará la ejecución de la etapa liquidación. Con la liquidación el ámbito de negociación queda terminado definitivamente en lo que atañe al cumplimiento de las obligaciones que se derivan del contrato para las partes, lo que implica la extinción definitiva del vínculo contractual. En esta etapa las partes deben hacer una revisión total de las obligaciones pactadas y ejecutadas, de los bienes entregados o los servicios prestados a la entidad, los pagos efectuados.

Se procederá a los reconocimientos, revisiones o ajustes económicos a que haya lugar, con el fin de que las partes se puedan declarar a paz y salvo.

b. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

• EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Genytec evaluará a sus proveedores o contratistas a fin de tener certeza sobre las condiciones de calidad en que prestan sus servicios, identificar oportunidades de mejora y definir las acciones que con tal fin deban implementarse o si fuere el caso, la continuidad o no del contratista o proveedor.

a. Los proveedores son evaluados, antes de ser contratados, durante la ejecución del contrato y a la terminación del mismo.

b. En los contratos que a juicio del supervisor así lo requieran, se incluirán cláusulas que permitan medir el desempeño del contratista o proveedor, así como las respectivas multas o sanciones en el evento en que estos no se cumplan. Los resultados de dichas evaluaciones se someterán a consideración de las instancias que correspondan según lo aquí dispuesto.

c. En los contratos de tracto sucesivo que se suscriban con proveedores calificados como críticos conforme a los criterios establecidos en el instructivo respectivo, es obligación del supervisor solicitar la inclusión de cláusulas en las que se pacten y definan indicadores de desempeño con fórmulas de medición, metas de cumplimiento y frecuencias de seguimiento que permitan evaluar el cumplimiento de los compromisos contractuales.

d. Cuando la evaluación de proveedores esté reglamentada en normas especiales de índole legal, la empresa contratante, a través del supervisor del contrato, asegurará el cumplimiento de las mismas, antes de dar inicio al contrato, durante su ejecución y al finalizar el mismo.

e. El supervisor del contrato o el cargo responsable de administrar el proveedor, realizará durante la ejecución del negocio, la medición de los indicadores de desempeño establecidos y realizará la retroalimentación al proveedor a fin de generar acciones de mejora oportunas frente al cumplimiento de los acuerdos contractuales.

f. Frente al incumplimiento de los acuerdos contractuales el supervisor del contrato o administrador del proveedor, enviará los requerimientos pertinentes conforme a lo establecido en las normas de Gestión Legal que hacen parte del presente Manual

g. El supervisor del contrato elaborará el informe de seguimiento a indicadores de desempeño en la periodicidad que indique el contrato. El área que administre los contratos, requerirá copia de este informe a fin de validar el cumplimiento de las funciones por parte del supervisor.

• COMITÉ DE COMPRAS

El Comité de  Compras, estará integrado por 3 (tres) personas, a saber: un representante elegido por el Gerente, un representante elegido por el Consejo de Administración, un representante elegido por la Junta de Vigilancia. Y su tiempo en tal función será a discreción por parte del nominador.

• DISPOCIONES FINALES.

Para la celebración del contrato, el contratista deberá manifestar expresamente, bajo la gravedad del juramento, sobre sus relaciones comerciales y/o de parentesco con quienes ostentan la calidad de administradores de Genytec. Si dentro del curso del proceso de selección sobrevienen inhabilidades o incompatibilidades, se entenderá que el proponente renuncia a su participación en el proceso o se obliga a ceder el contrato si ya se ha celebrado, al contratista que expresamente autorice Genytec.

En todo caso, no se podrán celebrar contratos con las siguientes personas:

a. Proveedores que sean cónyuges o compañeros permanentes o que se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el funcionario que haya presentado la solicitud de compra de un bien o servicio.

b. Personas jurídicas de las cuales sea socio o representante legal o el funcionario que haya presentado la solicitud de compra de un bien o servicio.

c. Personas que intencional y continuamente infrinjan la ley y/o propongan infringir la ley o que puedan dañar la presencia comercial, el buen nombre y la imagen de Genytec.

d. Personas que hayan participado en convocatorias, licitaciones o concursos o que celebraron contratos con Genytec estando inhabilitados. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la ocurrencia del hecho que la origina.

e. Quienes haya dado lugar a la terminación del contrato por incumplimiento. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de terminación del contrato.

f. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir un contrato adjudicado. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la ocurrencia del hecho que la origina.

g. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad o primero civil con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma convocatoria, licitación o concurso.

h. Las sociedades en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios sea cónyuge o compañero o permanente o tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad o primero civil con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma Convocatoria, licitación o concurso.

i. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya terminado un contrato por incumplimiento del mismo, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha terminación.

k. Las personas que sean cónyuges o compañeros permanentes o tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los funcionarios de los niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros del Consejo de Administración, o con las personas que ejerzan el control social y/o el control interno o fiscal de Genytec.

Tratamientos de inhabilidades o incompatibilidades sobrevivientes:

Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la empresa contratante o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de una convocatoria, licitación o concurso, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

Adoptado de acuerdo al acta No. 188, Consejo de Administración, Mayo 2022